miércoles, 30 de marzo de 2011
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jueves, 10 de marzo de 2011
martes, 8 de marzo de 2011
viernes, 18 de febrero de 2011
TECNICAS Y METODOS PARA EL DESARROLLO DE UN MAPA DE PROCESOS
►Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades.
Un mapa de procesos ofrece una visión general del sistema de gestión.
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado).
Es el modo de organizar o representar un tema en general empresarial como institucional u otros e ir descomponiendo cada termino para definir bien lo que se está analizando; esto se puede hacer por medio de
flechas y registros que representen los flujos de la información.
También otra definición más concisa la cual nos dice que es una representación pictórica de un proceso, que utiliza los símbolos
básicos de los diagramas de flujo. Esta herramienta le ayudará a identificar y a hacer mapas
de sus procesos claves.
►Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.
El mapa de procesos se realiza con fines de poder dar a entender más dinámicamente y de forma gráfica la información que se desea mostrar y explicar al público. Desde este punto de vista, una organización cualquiera puede ser considerada como un sistema de procesos, más o menos relacionados entre sí, en los que buena parte de los inputs serán generados por proveedores internos, y cuyos resultados irán frecuentemente dirigidos hacia clientes también internos.
►Que permite identificar los Mapas de Procesos.
Características que permiten identificar un mapa de procesos son:
•Identificación y documentación. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Tal y como se expuso anteriormente, los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.
•Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de la gestión. La característica del enfoque que nos ocupa es definir explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permitirá orientar los procesos hacia la Calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades y expectativas.
•Especificación de responsables de los procesos. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.
La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel es asignado a un mando o directivo.
•Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.
•Simplificación. Intentando reducir el número de personas y departamentos implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión.
•Inclusión de actividades de valor añadido. Que incrementen la satisfacción del cliente del proceso.
►Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.
Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado, es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente. No es por casualidad, que cuando se piensa en burocracia se piensa en gobierno. Los sistemas gubernamentales se caracterizan por la recopilación de información mediante formularios.
Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opción es el adiestramiento al empleado. Sin embargo, si luego de los adiestramientos, el problema persiste, entonces es un buen momento para evaluar el proceso. En ocasiones, aspectos tan simples como el diseño del formulario pueden reducir significativamente los errores en la entrada de información a un computador.
Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnología. Incorporar la tecnología a procesos manuales sin hacer este tipo de ejercicio, a menudo resulta en la subutilización de la tecnología. En lugar de automatizar pasos repetitivos, solamente se sustituye un archivo por el espacio del disco duro y la maquinilla por el procesador de palabras.
Cuando existe una necesidad continua de adiestrar personal para llevar a cabo el trabajo, ya sea porque en ciertas épocas del año es necesario allegar personal de otras áreas para dar apoyo a un incremento del volumen de trabajo o porque entre el personal, las renuncias y reclutamientos son frecuentes. El mapa de procesos es una forma rápida y efectiva para que el nuevo empleado comprenda la tarea asignada, ya que podrá conocer las tareas que le anteceden y las que dependen de su tarea.
Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo, resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. Así, cuando se determinan las tareas que serán medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios. Luego, cuando se determina el resultado, si éste no es el esperado, del mismo mapa de procesos se podrá obtener información sobre los pasos que pueden requerir modificación para mejorar el resultado final.
►Cuáles son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas.
Dos alternativas son: el flujograma y el mapa de procesos cruzados
La gráfica de procesos cruzados contiene los insumos o recursos necesarios, personas, materiales, y productos y los pasos necesarios para transformarlos en el resultado final. Estos se representan mediante símbolos y flechas. Ofrecemos dos alternativas para representar los procesos cruzados; el mapa funcional y el lineal de tiempo.
• Mapa funcional
• Lineal de Tiempo
El flujograma es una fotografía esquemática de un proceso en la que se utilizan simbolos con flechas para representar los pasos en orden secuencial. Es útil cuando iniciamos el análisis de un proceso complejo, pues nos permite representar todos los pasos y elementos que intervienen en el mismo, de una forma simple. Una vez se tiene el proceso definido, puede ser útil hacer un mapa de procesos cruzados para iniciar un análisis más profundo del movimiento entre unidades y tiempo del ciclo.
domingo, 13 de febrero de 2011
Flujo de Pasajeros en Transmilenio
1- Dato
-Nombre de la estación: Portal de la 80
-Hora inicio: 4:58 AM
-Hora fin: 11:15 PM
-Pasajeros Articulados: 320
-Barrios alimentados (aprox): 318
-Pasajeros totales el 31/12/10: 3.154.902.789
2- Información
A- Información en las estaciones
- Mapas
- Personal a cargo del acceso al transporte
B- Información al interior del vehículo
- Letreros
- Pantallas electrónicas
- Advertencias
- Limite de pasajeros
C- Tipos de estaciones
- Estaciones sencillas
Son los puntos de parada sobre los corredores exclusivos ubicados entre 500 y
- Estaciones de cabecera o portales
Son los puntos de inicio y finalización de las rutas troncales. En estas estaciones se realizan
transbordos entre los buses troncales, alimentadores, rutas de transporte intermunicipal y bicicletas.
La tarifa es integrada con los alimentadores, es decir que no se realiza doble pago. De esta forma
TransMilenio, cubre no sólo las troncales sino vastas zonas periféricas de la ciudad y muchos
municipios vecinos.
- Estaciones intermedias
Son puntos de intersección importante sobre los corredores exclusivos del sistema en donde los
usuarios pueden realizar transbordos entre buses alimentadores urbanos y buses troncales. Igual
que en la estaciones de cabecera no hay que realizar doble pago.
A- La cantidad de pasajeros podría variar según la hora o dependiendo si se encuentra establecido en
ese momento como hora pico
B- El costo del pasaje puede modificarse en cualquier momento para bien o para mal de la comunidad
C- Las rutas se pueden alterar debido a que por donde se moviliza ay alguna construcción o
mantenimiento de carretera.
4- Constante
Los vehiculos de Transmilenio deberán cumplir las rutas establecidas por la secretaria de
transito y transporte hasta nueva orden.
Siempre habrá un continuo acceso de comunidad a este sistema de transporte.
5- Proceso
Acceder al alimentador para poder viajar hasta el portal mas cercano y conveniente
Acercarse hasta la taquilla y pagar el pasaje
Esperar el vehículo de transporte adecuado
Subirse al vehículo acatando las normas de seguridad
Saber la parada en donde deberá bajarse indicando el destino
Bajarse y caminar satisfactoriamente al punto de llegada
6- Procedimiento
Llegar al portal mas cercano en donde viajara a su destino, comprar en pasaje en cualquier taquilla,
pasar por la registradora mostrando la tarjeta electrónica de acceso, caminar hasta el vehículo
articulado mas conveniente, esperar en el punto indicado hasta que este llegue a recoger los pasajeros,
entrar y ubicarse en el lugar mas adecuado sin incumplir las normas de viaje, protegerse de las
personas amigas de lo ajeno, esperar pacientemente al lugar de destino y bajarse del vehículo
cuidadosamente sin incomodar o hacerle mal a los que están en el entorno.
7- Requerimiento
A- Funcional
Las avanzadas tecnologías que permiten mejor accesibilidad a todas las personas sin importar las
discapacidades que le obstruyan la movilidad fácil y sencilla a ciertas personas que necesitan recorrer
la ciudad y hacen un continuo uso de este medio de transporte.
Tales funciones practicas son las tarjetas electrónicas y los ascensores a la entrada de los vehículos
para las personas discapacitados.
También encontramos las sillas preferenciales de uso exclusivo para mujeres embarazadas o con niños
en brazos y también ya nombradas personas discapacitadas.
B- No Funcional
Tiempo que se demore la ruta en llegar a un portal, estación o parada de transmilenio
Tiempo de viaje de un lugar a otro
8- Actor
Son todas aquellas personas o funcionarios que ayudan cada día para un agradable,continuo y buen
funcionamiento diario de este transporte para toda la comunidad que hace uso de esté.
9- Usuario
Son todos aquellos que cumplen un papel importante dentro de la empresa de transmilenio, tales como
los conductores, los que operan las taquillas, los de limpieza, los que hacen mantenimiento a los
vehículos, etc.
10- Cliente
Los clientes somos nosotros, los que damos uso diario de este servicio publico.
11- Teoría general de sistemas
En este caso la empresa de transmilenio surgió como la solución a todos los tipos de problemas que
tenían que ver con la movilización por la ciudad, entre los cuales podemos encontrar los trancones
que se generan a cualquier hora del día, la muchas incomodidades que se presentan en cualquier
servicio de transporte publico,entre otros.
12- Levantamiento de Información
Esto esta parte es importante para poder estar al tanto del sitio a donde desea dirigirse, saber que ruta
o recorrido va a hacer el vehículo para no tener contratiempos en medio del viaje. Guiándose por los
mapas en las estaciones, personal autorizado con distintivos de la empresa,pantallas electrónicas,
guardias, etc.
13- Informes de requerimientos
A- Normas ISO
La entidad certificadora SGS COLOMBIA, dio concepto favorable a TRANSMILENIO S.A. por cumplir
con los requisitos de las normas internacionales ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007, incluyendo el cumplimiento de requisitos de la norma técnica colombiana GP
1000:2009.
Es importante resaltar que TRANSMILENIO S.A. es la primera entidad del distrito que certifica todo su
objeto social en las cuatro normas. El alcance de la certificación es “Planeación, Gestión y Control del
Sistema TransMilenio”, que contempla todos los procesos y actividades de la entidad.
Este logro demuestra una vez más, el compromiso de todos los integrantes de TRANSMILENIO S.A. en
aspectos como: la satisfacción de los usuarios, el cuidado del ambiente y respeto a su entorno y la
prevención de riesgos para usuarios y funcionarios, además del buen desempeño institucional y la
búsqueda constante de la excelencia en la gestión.
La Gerencia General agradece a todo el equipo de funcionarios y contratistas, por la disposición,
compromiso y sentido de pertenencia por el sistema y la entidad.
14- Técnica de recolección de información
Los métodos para recolectar información podrían ser el análisis la cantidad de pasajeros que van al
interior del vehículo, los mensajes que se reproducen en las pantallas electrónicas para asegurarse de
la ruta de viaje, la información que nos dan las personas autorizadas como guías de la empresa para
solucionar nuestros problemas al viajar.
15- Hardware
Esto seria todo lo que encontramos tangible a nuestra disposición para un mejor y cómodo viaje
como lo son los asientos, cinturones de seguridad, ventanas, puertas, etc.
16- Software
En este caso la parte de software seria todo lo digital entre los cuales encontramos los tableros o
pantallas electrónicas, los chips que se encuentran al interior de las tarjetas electrónicas para el
fácil acceso a través de las registradoras al transporte que se desea utilizar, los escaner que
manejan las registradoras para detectar cuando una tarjeta esta vigente y tiene saldo para poder
entrar al medio de transporte.
17- Aplicación
Las aplicaciones en el transmilenio son pequeños programas que nos hacen mas fácil la vida y la
manera de transportarnos ya sea nosotros como clientes o a ellos como empleados, también
podríamos decir que son los mecanismos que se usan para cosas simples ya sea para dar información o
para accionar las puertas en su debido momento.
18- Programa
El programa en si seria el servicio de vehículos de transmilenio, la manera en que los organizan para
realizar los viajes, la distribución que se hace por sectores para el servicio de la comunidad, el horario
a transitar por ciertas calles establecidas.
19- Ejecutable
En este caso seria una parte fundamental del programa usada para que todos los equipos funcionen de
manera segura y exacta y no tener algún contratiempo al tener alguna falla de desarrollo en el
momento que se esta realizando el servicio de transporte.
20- Ingeniería
La ingeniería que se utilizo a la hora de crear este servicio de puede decir que fue algo novedoso y
sofisticado en un principio ya que solucionaba muchos problemas por los cuales estaba pasando la
sociedad, ya que se hicieron grandes portales para una gran cantidad de gente, también la creación de
grandes buses con mayor capacidad para recibir gente en su interior, al igual que se hicieron calles
especiales para que este pudiera transitar sin ningún problema y llegar de mas rápido a los puntos de
destino deseados por los pasajeros.
21- Ingeniería de software
Podemos ver en este espacio las grandes tecnologías utilizadas por este servicio en equipos y sistemas
para la administración de la empresa, la organización practica del ingreso de personas y temporizador
de buses de una estación a otra y la asignación de tareas para cada persona que se encuentre al servicio
de la empresa.
22- Sistema
El servicio de transmilenio es un sistema abierto ya que esta al servicio de la comunidad en todo lugar,
realizando todo tipo de recorridos por la ciudad, también se encuentra adaptado a los continuos
cambios que se presenten en la ciudad, este servicio se puede localizar en la mayoría de puntos en
donde se presenta mayor porcentaje de población de la ciudad ayudando e interactuando de forma
productiva cada día con la comunidad.
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